Über 20 Vertreter*innen aus der Sozialbranche und der Eingliederungshilfe folgten den Beiträgen von Philipp Bischof (BEWO-Online) und Felix Bohlen (Stiftung Pfennigparade), die die Vor- und Nachteile von cloudbasierten IT-Lösungen vorstellten.
Die cloudbasierte Software BEWO-Online ist speziell für die Eingliederungshilfe, Betreutes Wohnen und Besondere Wohnformen entwickelt worden. Inzwischen arbeiten auch Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe wie auch die Aidshilfe mit dem System.
Die Software ermöglicht u.a. die Organisation von Klient*innen-Akten, Terminplanung, Leistungserfassung und Rechnungserstellung – und das von jedem Ort mit Internetzugang aus. Eine Installation der Programme ist nicht erforderlich.
Neben der intuitiv bedienbaren Nutzeroberfläche liegt der Fokus bei BEWO-Online auf der Datensicherheit: Diese werden in einem deutschen Rechenzentrum gemäß höchster ISO-zertifizierter Sicherheitsstandards und DSGVO-konform gehostet. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (RSA 2048 Bits).
Cloud-Migration: Pro und Contra
Die Vorteile einer cloudbasierten Software sind vielfältig: Sie ermöglicht den Zugriff auf Anwendungen von verschiedenen Geräten und Standorten aus, ohne dass dafür spezielle Hardware- oder Software-Ressourcen vorgehalten werden müssen. Der Cloud-Dienstleister übernimmt zudem die Verantwortung für die Aktualisierung der Software und die Sicherung der Daten, was sowohl die Kosten als auch den personellen Aufwand in der eigenen IT reduziert.
Demgegenüber stehen potenzielle Risiken wie der größere Angriffsvektor und die Abhängigkeit von der Internetverbindung. Das gilt besonders für ländlichere Gegenden, wo Highspeed-Internetbandbreiten oft noch nicht flächendeckend vorhanden sind.
Einrichtungen, die über eine Cloud-Lösung nachdenken, sollten im Vorfeld einige Fragen mit dem Anbieter klären:
- Wo werden die Daten gespeichert?
- Wie und wo werden Back-ups erstellt?
- Müssen bestimmte Rechner / Handys verwendet werden?
- Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)? Einen Appendix für Kirchlichen Datenschutz (KDG)?
- Was kostet die Ersteinrichtung?
… die Schulung der Anwender*innen?
… der Support?
… die Datenmigration? - Welche Login-Verfahren gibt es? 2-Faktor-Authentifizierung?
- Gibt es Test-Möglichkeiten? Eine kostenlose Testphase – idealerweise mit einem Onboarding-Konzept?
- Hat die Software die erforderlichen Schnittstellen, z.B. für die Finanzbuchhaltungs- oder Lohnbuchhaltungssoftware, die Zeiterfassung, die MS Office-Programme?
Auch mehrstufige Lösungen möglich
Eine Alternative zur vollständigen Datenmigration in eine Cloud stellt das zweistufige IT-System der Münchener Stiftung Pfennigparade dar. Für die EGH-Branchensoftware liegen die sensiblen Klient*innen- und Mitarbeitenden-Daten in einem geschützten und von den webbasierten Anwendungen getrennten Bereich lokal im Pfennigparade-Rechenzentrum. Die Services aus der Cloud haben keinen Zugriff auf die Datenbanken, die on-premises laufen. Der Trigger geht ausschließlich von dort aus.
Die Stiftung Pfennigparade nutzt die Programme sowisABRECHNUNG (Abrechnung der Leistungen Reha-Kunden mit den Leistungsträgern), sowisDOKU und sowisLOHN mit dem „FatClient“ (Verwaltungsaufgaben). Die Anwendungen laufen on-premises im Pfennigparade-Rechenzentrum. Aktuell wird die mobile Nutzung von SowisDOKU mit dem „MobileClient“, vorrangig für die Leistungsdokumentation, über die Cloud-Services realisiert.
Mittelfristig ist eine Ausweitung der Cloud-Nutzung auch für den FatClient angedacht, um die interne IT zu entlasten – dann auch gegebenenfalls mit den Daten in der Cloud. Positive Effekte wären eine bessere Performance und Verfügbarkeit.
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